Schwyzer Staatsarchiv hat Visionen

Für einmal befasst sich das Schwyzer Staatsarchiv nicht nur mit der Vergangenheit: Im Archiv arbeitet ein Informatiker – ein Bekenntnis zur Zukunft.

Von der Urkunde zum Chip – so kann zusammenfassend beschrieben werden, worüber zurzeit im Schwyzer Staatsarchiv gebrütet wird. Mit der Schaffung einer Stelle für einen Archivinformatiker hat die Schwyzer Regierung per 2012 eine Stelle mit Signalwirkung geschaffen und die Weichen für die digitale Archivierung gestellt. Bereits im Buch «Kulturgüter im Staatsarchiv des Kantons Schwyz» hat sich der Historiker Oliver Landolt mit dieser Frage befasst und aufgezeigt, wie bis anhin Daten verwaltet wurden: In der Verwaltung nicht mehr benötigte Akten wurden im Zwischenarchiv aufbewahrt und anschliessend endarchiviert oder vernichtet. Und daran hat sich auf die Schnelle auch nichts Grundlegendes geändert.

«Ein klares Bekenntnis»

Dennoch macht sich unter den Aktenbergen Aufbruchstimmung breit: «Mit der Schaffung des Archivinformatikers hat die Schwyzer Regierung ein klares Bekenntnis gemacht», sagt der Archivleiter des Staatsarchivs, Erwin Horat. Auf das Jahr 2012 hin wurde die Stelle eines Archivinformatikers geschaffen. Dieser ist für die Langzeitarchivierung der digitalen Daten der kantonalenVerwaltung zuständig. Die archivische Digitalisierung begann im Kanton Schwyz 2002 – bis Ende 2017 sollen die digitale Sicherstellung wichtiger staatlicher Akten und historischer Archivalien wie der Karten- und Plansammlung abgeschlossen sein.

Die digitale Steuererklärung

Der digitalen Herausforderung stellen muss sich im Kanton Schwyz der Archivinformatiker Peter Rohrbacher. «Aktuell geht es unter anderem darum, unser Archiv auf digitale Anlieferungen vorzubereiten», sagt Rohrbacher. Zum Beispiel für die Steuerverwaltung, mit der man bereits vereinbart hat, dass ab 2018 nur noch digitale Akten ins Staatsarchiv geliefert werden – mit dem Hochbauamt steht man aktuell ebenfalls in Kontakt.

Archivieren von Hybridakten

Wie die digitalen Daten von den jeweiligen Ämtern an das Archiv geliefert werden, ist heute noch nicht definiert; für Papierablieferungen bestehen Richtlinien. So kommt es aktuell vor, dass neben reinen Papierakten auch sogenannte Hybridakten archiviert werden – Hybridakten können am Beispiel des Hochbauamts aus Papierunterlagen sowie Plänen und digitalen Fotos bestehen. Laut Archivverordnung müssen die Akten dem Staatsarchiv zwar zurVerfügung gestellt werden – nicht klar ist aber die Form. In anderen Verwaltungen ist hierfür bereits das sogenannte «records management» eingeführt worden – mit diesem System wird schon bei der Erstellung von Akten entschieden, ob diese dereinst archiviert werden oder eben nicht.

Erarbeitung eines Archivgesetzes

Neben der Schaffung der Stelle eines Archivinformatikers wurden weitere Schritte in die digitale Zukunft des Kantons Schwyz eingeleitet: Der Regierungsrat führt im Gesetzgebungsprogramm 2013–2014 die Erarbeitung eines Archivgesetzes auf und hat das Amt für Kultur mit den Vorbereitungen für ein neues Archivgesetz beauftragt. Mit dem neuen Gesetz sollen die grundsätzlichen Fragen der künftigen Archivierung für den Kanton Schwyz umrissen werden.

Bote der Urschweiz